Trải qua nhiều biến động các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi mô hình hoạt động từ Offline sang Online để thích nghi. Câu hỏi đặt ra là phương thức chuyển đổi ra sao và bài học rút ra là gì khi chuyển từ Offline sang Online.
Với chủ đề “Chuyển đổi mô hình từ Offline từ Online” số livestream thứ 4 trong chuỗi sự kiện về Khởi nghiệp thuộc đề án 844 của Bộ khoa học & công nghệ đã mời tới 2 vị diễn giả là Bà Trần Thị Thoa – CEO MGreen và ông Phạm Nam Long, CEO của công ty cổ phần ABIVIN Việt Nam. Những chia sẻ của 2 diễn giả xoay quanh việc chuyển đổi mô hình từ Offline sang Online của các doanh nghiệp, đặc biệt là MGreen và ABIVIN. Qua đó mà người xem càng có thêm những kinh nghiệm trong việc chuyển đổi mô hình từ Offline sang Online.
Ông Phạm Nam Long và bà Trần Thị Thoa (bên trái)
Theo chia sẻ của ông Phạm Nam Long, hoạt động Online đã xuất hiện từ lâu trên thế giới, bắt đầu từ 2012 và Google đã sử dụng đầu tiên trong nội bộ công ty sau đó mới phát triển ra ngoài cộng đồng. Khái niệm Offline hiểu đơn giản là mình sử dụng trong một máy tính còn Online thì dù đi bất cứ đâu cũng có thể sử dụng được (nhiều thiết bị: các máy tính khác nhau, các mobile khác nhau). Đó là cách hiểu về online cách đây gần 10 năm về trước còn ở 2021 hoạt động online chính là có thể làm việc trên mobile, quản lý công việc thông qua các ứng dụng. Lợi thế của làm việc online chính là nhanh chóng và hiệu quả hơn khi những quy trình, báo cáo, bảng biểu,.. đều có các phần mềm hỗ trợ.
Để khắc phục những khó khăn khi chuyển đổi Offline sang Online thì trước tiên doanh nghiệp cần phải hiểu rõ hoạt động của Online. Nếu muốn làm Online dài hạn bản thân doanh nghiệp phải thực hiện phương pháp bài bản, tuân thủ quy trình 3 bước: thống nhất vị trí lưu trữ cơ sở dữ liệu, hệ thống quy định, quy chế, quy trình và cuối cùng là công việc của từng người như thế nào. Ngoài ra doanh nghiệp phải định nghĩa được hệ thống quản trị, KPIs để khi làm việc online vẫn có thể nắm bắt được công việc của nhân viên. Và có rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa việc sử dụng công cụ Online và quản trị online. Ngoài ra khi hoạt động online việc ít tiếp xúc với mọi người cũng là một hạn chế đối với doanh nghiệp. Điều đó sẽ tạo nên nhiều vấn đề về tâm lý. Nhân sự khi làm việc online sẽ phải học thêm nhiều kỹ năng hơn, đặc biệt là kỹ năng viết để trình bày vấn đề. Các văn bản phải được trình bày theo quy chuẩn và cụ thể, rõ ràng. Một số nhân sự cũng sẽ gặp khó khăn khi môi trường làm việc tại nhà bí bách hoặc có nhiều ảnh hưởng từ bên ngoài khiến không thể tập trung làm việc.
Trong thời điểm dịch Covid-19 bắt buộc phải làm việc tại nhà thì chuyển đổi mô hình hoạt động sang online là cần thiết. Hoạt động online tiết kiệm được rất nhiều thời gian đi lại, chi phí văn phòng, thậm chí tiết kiệm được cả chi phí nhân sự vì một số bộ phận có thể thay đổi bằng công nghệ. Khi làm việc online chính nhân sự cũng có nhiều thời gian để nhìn nhận, phát triển bản thân hơn.
Khi chuyển sang mô hình làm việc tại nhà thì việc đào tạo nhân viên hay họp hành có thể khó khăn, tuy nhiên hiện nay các ứng dụng hội họp qua video đã được phát triển mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận với các nhân viên được tiện lợi và nhanh chóng ở mọi lúc, mọi nơi. Và sau đây là một số ứng dụng call video miễn phí và được đánh giá cao hiện nay: Zoom, Join.me, Google Hangouts, TrueConf Online,…
Khi chuyển đổi từ Offline sang Online chính những người đứng đầu công ty bắt buộc phải thay đổi tư duy làm việc, phải update những công nghệ mới nhất cho nhân sự làm việc hiệu quả, có đầy đủ cơ sở trang thiết bị để vận hành hiệu quả công việc. Tối ưu hiệu suất công việc, quản lý thời gian và hoàn thành dự án đúng hạn là điều tất cả mọi người đều muốn hướng tới, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sắp xếp và phân chia sao cho hợp lý. Do đó, doanh nghiệp hãy thử ngay 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay, chúng sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều: Microsoft OneNote, Trello, Microsoft Planner, Due, Asana.
Các bước chuyển đổi mô hình từ Offline sang Online bao gồm: thống nhất công cụ sử dụng để hoạt động online, đào tạo cho nhân viên, liên tục cải tiến công nghệ để làm việc hiệu quả, triển khai báo cáo định kỳ để nắm bắt tiến độ công việc.
Đối với nhiều công ty đã quen với cách làm việc truyền thống khi chuyển đổi sang mô hình Online sẽ gặp phải một số lỗi nhất định. Lỗi chung mà nhiều người mắc phải khi chuyển đổi mô hình từ Offline sang Online chính là không thống nhất được định hướng chung hay công cụ sử dụng để làm việc online. Và khi làm việc ở nhà không có những báo cáo, theo dõi công việc hằng ngày sẽ làm giảm hiệu suất đáng kể của nhân viên. Một số doanh nghiệp cũng thiếu sự quan tâm tới nhân viên, không có những giải pháp hỗ trợ cho nhân viên khi làm việc tại nhà. Những chủ doanh nghiệp đã quá để tâm đến doanh thu và lợi nhuận mà quên mất tình hình, đời sống của nhân viên đang bị ảnh hưởng lớn bởi dịch.
Việc thay đổi để thích nghi với thị trường là điều tất yếu đối với doanh nghiệp khi bị ảnh hưởng toàn cầu bởi covid-19. Doanh nghiệp không thích ứng kịp sẽ nhanh chóng bị loại bỏ khỏi thị trường. Đây cũng là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp khi phải chuyển tất cả hoạt động sang Online, đặc biệt là việc tìm công cụ hỗ trợ phù hợp trong quá trình chuyển đổi. Để không bị bỏ lại phía sau, mỗi doanh nghiệp đặc biệt là các startup phải cập nhật và tìm phương pháp để thích nghi với môi trường online. Có như vậy thì doanh nghiệp mới tiếp tục phát triển được.
